6 лучших сервисов и приложений для тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент (от англ. time-management) — это сознательное распределение рабочего времени на какой-либо период: день, неделю, месяц, квартал, полугодие и даже год. Он позволяет справляться вовремя с большим количеством целей и составляющих их задач, в результате чего повышается личная и командная эффективность.

Грамотно управлять временем должен уметь каждый, кто не хочет тратить жизнь и здоровье на бесполезную работу и нервотрепку. Искусство тайм-менеджмента поможет работать более эффективно: концентрироваться на задаче и избегать выгорания.

Эта статья для вас, если:

• Вам трудно разобраться, с чего начать и за что ухватиться.
• Нет никакого желания начинать работу. Каждый раз.
• Дедлайны уже прошли, а задачи еще не решены.
• Сложно сосредотачиваться на важных задачах и сохранять концентрацию.

Разберем все про тайм-менеджмент и как его использовать на полную. В конце — пример планирования методики по управлению временем для тех, кто слишком любит прокрастинацию и не желает лишний раз напрягаться.

Топ-7 методик для эффективного тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — это методика организации времени для более эффективного использования доступных ресурсов. Простыми словами, тайм-менеджмент — это планирование рабочего дня, чтобы везде все успевать. Умение распределять свое время — важный soft skill, который нужен любому человеку.

Все методики сводятся к повышению самоконтроля и концентрации — то есть so, и различаются по-большому удобством применения. Любую технику можно комбинировать или подстраивать под себя для получения большего профита. Разберем наиболее популярные.

«Правило 10 минут»

• Попробуйте поработать над задачей всего 10 минут, даже если очень не хочется.
• Если втянулись, продлите цикл еще на 10 минут.
• Если работа не идет, доведите цикл до конца и отдохните.

Как работает метод

Перед началом новой задачи мозг подсознательно планирует ход работ, что может вызвать чувство усталости: это снижает мотивацию и продуктивность, вызывает лень. Правило предполагает короткий 10-минутный спринт и быстрое погружение в задачу — без планирования и раздумий. Обычно 10 минут достаточно для снижения активности лимбической системы, которая отвечает за чувство лени и нежелание работать: человек втягивается в процесс и появляются моральные силы для работы.

Кому подойдет

Правило 10 минут подойдет во всех жизненных ситуациях. Метод снижает уровень стресса перед началом сложной работы и позволяет быстрее вклиниться в новое. Это первый из приемов, с которого нужно начинать управление временем и борьбу с прокрастинацией.

Что почитать

«Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург

Откладывать дела на потом — нормально, но если вся работа закидывается в дальний ящик до момента дедлайна — пора что-то предпринимать. Голландские психологи Таня ван Эссен и Хенри Шувенбург подробно объясняют, почему мы прокрастинируем и когда это превращается в болезнь, которую в итоге трудно побороть.

Как попробовать

Подойдет любой таймер или часы. Для удобства можно использовать будильник на смартфоне, при срабатывании — свайпом продлевать цикл еще на 10 минут.

Pomodoro

• Рабочий цикл длится 30 минут, из которых 5 минут — краткосрочный отдых.
• Каждые 4 цикла — 1 большой перерыв на 30 минут.

Как работает метод

Идея Pomodoro заключается в делении монотонной работы на небольшие цикличные спринты. Короткий промежуток в 25 минут не позволяет устать от однообразного труда, а передышка в 5 минут снимает напряжение и помогает поддерживать рабочий тонус. Чтобы эффективность труда не падала, каждые несколько циклов нужно делать большой перерыв или полностью менять вид деятельности.

Кому подойдет

Техника предназначена для решения рутинных процессов, где не требуется работа над сложными задачами. Pomodoro подойдет для всех офисных сотрудников и фрилансеров, у которых в рабочем графике превалирует легкий монотонный труд.

Что почитать

Франческо Чирилло «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией»

Все про метод помидора из уст первооткрывателя: автор методики Pomodoro рассказывает как научиться управлять временем через поиск вдохновения внутри себя, а также тренировку концентрации и самоконтроля.

Где попробовать

Мобильные приложения Focus To-Do, «Помодоро трекер», Pomodoro Timer, Focus 10.

Метод «90 на 30»

• Концентрируйтесь на сложных задачах, постепенно переходя к более легким.
• Работайте спринтами по 2 часа, чередуя труд и отдых.
• Переходите к технике Pomodoro под конец рабочего дня.

Как работает метод

Принцип заключается в делении рабочего времени на интервалы по 2 часа, из которых 90 минут закладывается на работу и 30 минут — на короткий отдых. После начинается новый интервал или сотрудник переходит к новой задаче.

Кому подойдет

Метод «90 на 30» универсальный. Такой подход хорош для быстрой адаптации сотрудников к Scrum-методологии, когда требуется работать короткими спринтами.

У метода есть альтернатива — «52 на 17», где продолжительность рабочего цикла и отдыха урезана вдвое. Укороченный формат подойдет, если сложно концентрироваться на одной задаче в течение 1.5 часов или требуется выполнять много мелких подзадач.

Что почитать

Заметки и интервью Ольга Баранова «Я ничего не успеваю!»

Книга про генеральную уборку сознания — как навести порядок, когда везде аврал и нужно хвататься за все и сразу. Автор рассказывает, как правильно расставлять приоритеты, чтобы использовать доступные ресурсы по максимуму.

Где попробовать

Подойдет будильник или любой таск-трекер: Trello, «Яндекс Tracker», YouGile.

«Система 4D» и матрица Эйзенхауэра

• Все важные задачи требуется сделать лично, остальные делегировать.
• Неактуальные вопросы сразу исключаются из планов.
• Несрочные откладываются в пользу важных.

Как работает метод

Изначально методику разработал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр — предложил деление задач по степени важности и срочности. Далее матрицу Эйзенхауэра доработали для более удобного управления процессами, где для любой проблемы можно предпринять только 4 варианта решения.

• Do. Проблемы, которые нужно решить лично — срочные, важные, все то, что нельзя перепоручить.
• Delegate. Задачи, которые можно делегировать — есть время на передачу вопроса, найдены сотрудники с соответствующей квалификацией.
• Delay. Процессы, не требующие экстренного внимания, которыми можно пренебречь в пользу решения более срочных вопросов.
• Delete. Неактуальные или неважные задачи в данный момент времени, от которых можно отказаться.

После разделения все задачи выполняются последовательно: руководитель решает безотлагательные и важные вопросы, сотрудники — делегированные.

Кому подойдет

«Система 4D» поможет разгрести завал на работе и правильно составить план действий исходя из приоритетов. Метод предназначен для менеджеров, предпринимателей и фрилансеров, которые сталкиваются с большим объемом задач или руководят небольшой командой сотрудников.

Что почитать

4D Time Management: Delete, Delegate, Defer, Do или Брайан Трейси «Делегирование и управление»

Брайан Трейси считает, что тайм-менеджмент — искусство достигать своих целей через силы других людей. Книга расскажет, как делегировать задачи и сделать сильную команду.

Где попробовать

CRM и ERP для малого бизнеса, расширенные версии таск-трекеров: Trello, YouGile.

Fresh or Fried

• Планируйте задачи заранее: с вечера или под конец рабочего дня.
• Приступайте к важным проблемам с утра, на свежую голову.
• Легкие или приятные задачки стоит отложить на вторую половину дня.

Как работает метод

Fresh or Fried предполагает деление работы по принципу активности мозга: сложные проблемы решаются на пике активности, простые — откладываются напоследок. При таком подходе сложные задачи решаются сразу и не давят морально в течение рабочего дня, а чувство удовлетворения от быстрого выполнения легких вопросов скрывает усталость под конец работы.

Кому подойдет

Метод предназначен для людей, которые постоянно откладывают дела или не могут на ходу планировать свой рабочий график. Решение сложных вопросов на свежую голову более эффективно — выполненная задача не будет давить морально в течение всего дня.

Что почитать

Марк Форстер «Сделай это завтра»

Авралы на работе возникают, когда мелкие задачи отвлекают от основного труда. Автор книги предлагает вести закрытые списки: записывать все поступающие задачи лишь на следующий день, чтобы сегодня концентрироваться только на запланированной работе.

Где попробовать

Заметки или календарь в телефоне, любой таск-трекер или CRM.

Zero Inbox и GTD

• Разбирайте все входящие задачи сразу.
• Приступайте к работе по намеченному плану.
• 1 рабочий цикл — 1 задача.

Как работает метод

Zero Inbox представляет собой папку с входящими задачами, которая всегда должна оставаться пустой. При поступлении новой проблемы сразу проводится ее сортировка: вопрос становится на повестку дня, делегируется или откладывается. Суть заключается в постоянном мониторинге и распределении входящих задач и их последовательном решении согласно намеченному плану.

Методика GTD дополняет принцип Zero Inbox — все поступающие дела сразу делятся на 3 категории:

1. Срочно выполнить. Сюда входят важные задачи или мелкие процессы, которые быстрее выполнить, чем запланировать и сделать позже.
2. Запланировать. Несрочные или тяжелые задачи планируются в календаре на потом.
3. Отложить. Все оставшиеся дела сортируются по отдельным папкам: заметки и идеи вносятся в базу данных, задачи удаляются как неактуальные или делегируются.

По такой системе сортируются все входящие дела, включая работу и быт, записываются идеи для стартапов и заметки. Далее все дела планируются исходя из важности и срочности.

Кому подойдет

Обе методики подойдут для творческих людей, которые не могут работать в режиме мультизадачности. Техники помогут не упустить важные идеи или задачи, а также разработать план действий и фокусироваться на работе. Zero Inbox и GTD подойдут как для решения авральных задач, так и долгосрочного планирования.

Что почитать

Тео Компернолле «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел»

Нейропсихиатр рассказывает про искусство управления временем с физиологической и медицинской точки зрения. Как разгрести любой завал на работе? Перезагрузить мозг и правильно расставить приоритеты!

Где попробовать

Для пробы достаточно работы с личным календарем и рабочим мессенджером. Также подойдут таск-трекеры с поддержкой канбан: Trello, YouGile, большинство CRM, Notion для творческих людей.

Канбан

• Рабочий процесс визуализируется и делится по этапам.
• Из обязательных этапов: колонки «Планируется», «В работе» и «Сделано».
• При выполнении каждого этапа карточка с задачей передвигается в следующую колонку.

Как работает

Основное преимущество канбана — наглядность. Все задачи перемещаются по мере выполнения по столбцам, обозначающих этап работы. Чем больше столбцов в канбане, тем легче отслеживать эффективность работы над каждой задачей.

Кому подойдет

Канбан хорошо подходит для управления небольшой командой или организации личного расписания с большим списком задач. Через канбан удобно отслеживать прогресс работы, поэтому метод подходит для контроля отдельных циклов задач и коротких спринтов. Метод может комбинироваться с другими методиками: например «90 на 30» или Zero Inbox.

Что почитать

Дэвид Андерсон «Канбан. Альтернативный путь в Agile»

Как поддерживать оптимальный баланс между работой и жизнью, при этом трудиться в комфортном режиме? Книга расскажет как организовать бережливое производство и избежать выгорания сотрудников с помощью канбан-управления.

Где попробовать

Доска со стикерами, большинство таск-трекеров: Trello, Weeek, Shtab, Pyrus, также Notion и Todoist.

Подборка приложений для управления временем

Для эффективного тайм-менеджмента важно автоматизировать рутинные процессы по планированию задач, иначе отслеживание и прогнозирование будут только отнимать рабочее время. Использование профильного софта существенно упрощает жизнь и улучшает концентрацию — не требуется отвлекаться от работы и следить за таймером и задачами.

Разберем программы, которые подойдут для планирования рабочих процессов и управления временем.

Focus To-Do

• Сайт: https://www.focustodo.cn/.
• Бесплатно, есть встроенные покупки.
• Для тех, кому подходит Pomodoro.

Focus To-Do — таск-трекер со встроенным таймером Pomodoro

Приложение гибко настраивается и может использоваться для планирования рабочих задач, быта или хобби. Софт поддерживает To-Do списки, умеет отправлять напоминания, при этом все выполненные задачи прослеживаются через встроенную статистику. С помощью встроенного таймера и инструментов для автоматизации регулярных задач удобно управлять рабочим расписанием.

+	—
Удобный To-Do с вложенными комментариями, списками и напоминаниями	Таймер работает по принципу Pomodoro — если не подходит данная методика, приложение окажется неудобным
Синхронизация всех устройств в рамках аккаунта	При оплате Premium-версии бывают проблемы с распространением лицензии на все девайсы, привязанные к аккаунту
Инструменты автоматизации и шаблоны для регулярных задач	Во время работы приложения играет белый шум, который нельзя заменить на свою музыку даже в платной версии

Trello

• Сайт: https://trello.com/ru/platforms.
• Бесплатно, платные тарифы от 5 $ в месяц.
• Бесплатная версия канбан полностью функциональна.

Trello — самая популярная канбан-доска в Рунете

Trello подойдет как для личных нужд, так и командной работы. В бесплатной версии доступна только канбан-доска, при подключении подписки — планирование с помощью таблиц, списков и хронологической road map.

Инструменты для автоматизации доступны только в платных тарифах, а для подключения сторонних сервисов требуется устанавливать дополнительные плагины. У Trello есть готовые сценарии настроек, ориентированные на стартапы, разработчиков и небольшие проектные команды.

+	—
Удобный интерфейс: все карточки доступны на 1 экране, а действия выполняются в 2–3 клика	Слабый инструментарий для To-Do списков
Доступно много плагинов для расширения функциональности сервиса	При наличии нескольких сотен карточек на доске софт начинает подвисать
Все уведомления и сообщения собираются в одном письме, что удобно	Не хватает инструментов из CRM. Например: пользовательских полей и учета финансов по задачам

Forest

• Сайт: https://www.forestapp.cc/.
• Бесплатно для Android, для iOS — 62 ₽.

Практичное приложение для тайм-менеджмента и самоконтроля

В Forest основной упор направлен на геймификацию рабочего процесса. В приложение включен таймер Pomodoro — во время рабочего цикла над каждой задачей на экране растет дерево и погибает каждый раз, когда пользователь отвлекается.

Внутри приложения есть статистики и система достижений, а также рейтинговая оценка для соревнования с друзьями в социальных сетях.

+	—
Приложение можно использовать как блокировщик нежелательных сайтов, которые отвлекают от работы	Приложение больше подойдет для творческих людей — дизайн и инструментарий будут удобны не всем
Встроенный секундомер для тайм-менеджмента по методике Pomodoro	В бесплатной версии приложения много навязчивой рекламы
Визуализация рабочего процесса мотивирует и улучшает самоконтроль	Приложение может быть неудобным для регулярной работы и долгосрочного планирования

Todoist

• Сайт: https://todoist.com/ru.
• Есть бесплатная версия, платные тарифы — от 4 $ в месяц.

Todoist — самый популярный планировщик в мире

Планировщик задач, который гибко настраивается — есть канбан-доска, встроенные секундомер и напоминания через календарь. В приложении развиты To-Do списки и инструменты для автоматизации рутинных процессов, а все входные задачи можно сортировать по методике Zero Inbox или матрицы Эйзенхауэра.

Приложение предлагает много полезных функций для тайм-менеджмента, но комфортно пользоваться Todoist можно только после покупки платной версии.

+	—
Много инструментов для автоматизации и встроенные рекомендации для повышения продуктивности	Бесплатная версия урезана, на Windows без подписки доступен только браузерный плагин
Приложение поддерживает интеграцию со всеми популярными CRM, облачными хранилищами и онлайн-блокнотами	Есть проблемы с ручной сортировкой задач. Все новые дела всегда добавляются в конец списка, что неудобно
Есть инструменты родительского контроля и совместная работа	Приложение слишком навязчиво предлагает купить платную подписку

Singularity App

• Ссылка: https://singularity-app.com/ru/.
• Бесплатно для 1 устройства, Pro-версия — 199 от ₽/мес.

Singularity App — неплохая альтернатива между таск-трекером и личной CRM

Singularity App — отечественный сервис, по функциональности издалека может сравниться с Notion, который ушел с рынка РФ. В приложении нет гибкой кастомизации рабочего пространства, но много инструментов для автоматизации и планирования.

На заметку: вместо ушедших сервисов есть много других альтернатив. Например, мы подобрали 5 отечественных сервисов на замену Canva.

Программа поддерживает создание задач через почту или чат-боты, а также быстрые check-up для проверки продвижения работы. В Singularity App есть таймер и фокусировка внимания над задачами, поддержка импорта заметок из других планировщиков и установка паролей на вкладки.

+	—
Удобные виджеты и инструменты для автоматизации	В бесплатной версии иногда задачи пропадают с экрана виджетов
Синхронизация с Google календарем	Все интеграции доступны только в платной версии
Создание задач через email или голосовой ввод	Из-за высокой цены не подходит для совместной работы

Kaiten

• Сайт: https://kaiten.ru/.
• Есть бесплатная версия, платные тарифы — от 420 ₽ в месяц за каждого пользователя.

Отечественный сервис с канбан-доской для удобного планирования задач

Kaiten — проработанный планировщик задач со встроенной базой данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации. Программа подходит для планирования рабочего графика большой команды или управления сразу несколькими проектами.

Из основных особенностей Kaiten: отображение сразу несколько досок канбан, а также инструменты для HR и автоматизация рутинных процессов.

+	—
Хорошо подходит для проектной работы — есть визуализация процессов и распределение задач между сотрудниками	В бесплатном тарифе доступно для работы всего 2 модуля
Отображение нескольких досок на 1 рабочем пространстве	Инструменты автоматизации и подробная отчетность доступны только в старших тарифах
Быстрый перенос данных из Trello	Встречаются с быстродействием при увеличении списка задач в канбане

Чек-лист + пример планирования: как управлять временем на полную

Управление временем и планирование рабочего графика — сугубо индивидуальные занятия. Подбирать методику и софт стоит строго под себя.

Приведем чек-лист с основными рекомендациями, которые станут базисом для вашей персональной системы по управлению временем.

• Планируйте основные задачи и встречи заранее — лучше с вечера предыдущего дня.
• Приступайте к решению главных проблем на свежую голову — с утра, на пике своих сил.
• Закладывайте время на отдых между работой — работайте спринтами и не переключайтесь на мелкие задачки.
• Автоматизируйте рутинные процессы — делегируйте и откладывайте несрочные задачи, концентрируйтесь только на важных делах.
• Отслеживайте свою эффективность. Если падает мотивация или продуктивность, сделайте отдых или воспользуйтесь правилом 10 минут.

Приведем пример планирования рабочего дня по всем рекомендациям тайм-менеджмента:

Время	План работ	Методика
9.00–9.25	Разбор входящих задач и сортировка дел по мере важности и сроков. Делегирование несрочных вопросов подрядчикам, коллегам, фрилансерам	Zero Inbox и GTD
9.25–9.30	Пятиминутный отдых	Pomodoro
9.30–10.55	Большой спринт и работа над главной задачей сегодняшнего дня	Fresh or Fried, «90 на 30»
10.55–11.25	Получасовой отдых или смена вида деятельности — работа над небольшими, легкими задачами не по профилю	Отдых по «90 на 30»
11.25–12.55	Еще 1 большой спринт и работы над важным делом	Fresh or Fried, «90 на 30»
12.55–13.30	Отдых или обед	Отдых по «90 на 30»
13.30–15.30	4 коротких цикла с пятиминутным отдыхом. Решение легких или несрочных задач, либо дробные спринты при работе над основной задачей дня	Pomodoro
15.30–16.00	Получасовой отдых или смена вида деятельности	Pomodoro
16.00–17.00	Завершение рабочих дел, планирование графика на следующий день и контроль результатов	«Система 4D» и матрица Эйзенхауэра, канбан

Источник